Was ist eine XML-Rechnung und warum bekommen Sie diese?
In bestimmten Fällen erhalten Sie von uns Ihre Rechnung zusätzlich im sogenannten XML-Format. Das klingt technisch – und ist es auch. Aber keine Sorge: Hier erklären wir Ihnen kurz und einfach, was es damit auf sich hat.
Was bedeutet XML?
XML steht für "Extensible Markup Language" – eine strukturierte, maschinenlesbare Form der Datenübertragung. Die Rechnung im XML-Format enthält alle wichtigen Informationen (wie Empfänger, Beträge, Rechnungsnummern, Steuern usw.) – nur eben nicht als PDF zum Lesen, sondern als Datei zur automatischen Verarbeitung durch Computerprogramme.
Warum gibt es diese Rechnungen?
Der Grund ist einfach: Immer mehr öffentliche Stellen und große Unternehmen verlangen Rechnungen in digital verarbeitbarer Form, damit sie diese automatisiert einlesen können. Die gesetzliche Grundlage dafür ist die sogenannte E-Rechnungsrichtlinie (EU-Richtlinie 2014/55/EU) sowie nationale Vorgaben, wie z. B. die XRechnung in Deutschland oder das ZUGFeRD-Format.
Was bedeutet das für Sie?
- Privatkunden: Sie können die PDF-Rechnung wie gewohnt verwenden – die XML-Datei brauchen Sie in der Regel nicht.
- Geschäftskunden / öffentliche Auftraggeber: Sie benötigen die XML-Rechnung häufig für Ihre Buchhaltungssoftware oder die elektronische Rechnungsplattform Ihrer Organisation.
Welche Formate verwenden wir?
Wir stellen – je nach Anforderung – XML-Rechnungen im XRechnung-Format oder im ZUGFeRD-Standard bereit. Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen und ermöglichen eine einfache Integration in digitale Buchhaltungssysteme.
Tipp: Wenn Sie unsicher sind, welches Format Sie benötigen oder wie Sie die Datei verwenden können, sprechen Sie uns einfach an – wir helfen Ihnen gerne weiter!